Privacyverklaring

Welke gegevens

Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en betaalstatus.

Gespreksgegevens namens klanten: telefoonnummers, namen en gegevens die bellers of chatgebruikers delen, transcripten, samenvattingen, afspraken en, alleen als de klant dit aanzet, gespreksopnames.

Technische gegevens: IP-adressen en logs die nodig zijn voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.

Doelen en grondslagen

Het leveren van de dienst en support (uitvoering van de overeenkomst), facturatie en administratie (wettelijke plicht), beveiliging en fraudepreventie (gerechtvaardigd belang). Wij verkopen geen gegevens en gebruiken gesprekken niet om AI-modellen te trainen.

Subverwerkers

Hetzner Online GmbH, Duitsland: hosting van de applicatie en database.

OpenAI, L.L.C., Verenigde Staten: spraak- en taalverwerking tijdens gesprekken. Doorgifte valt onder het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen; via de API verstuurde gegevens worden niet gebruikt voor training.

Telnyx LLC, Verenigde Staten en EU: telefoonnummers en gespreksafhandeling, alleen als de klant het telefoonkanaal gebruikt.

Mollie B.V., Nederland: betalingen.

Google Ireland Ltd.: verzending van e-mails.

Meta Platforms Ireland Ltd.: WhatsApp-berichten, alleen als de klant WhatsApp koppelt.

Gekoppelde agenda's (Google Agenda en Microsoft Outlook)

Een klant kan een Google- of Microsoft-agenda aan een assistent koppelen. Die toegang gebruiken wij alleen voor drie dingen: lezen wanneer de agenda bezet is (begin- en eindtijden, nooit titels, omschrijvingen of deelnemers) zodat de assistent alleen vrije tijden aanbiedt; de afspraken die de assistent maakt in de gekozen agenda zetten; en die afspraken weer verwijderen als ze worden geannuleerd. Daarnaast lezen wij de lijst met agenda's, zodat de klant er een kan kiezen, en het e-mailadres van het gekoppelde account, om te tonen welk account gekoppeld is.

Details van afspraken worden nooit naar AI-aanbieders gestuurd; de assistent krijgt alleen de vrije tijden die daaruit volgen. Agendagegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, niet voor advertenties, en niet verkocht of met anderen gedeeld. Toegangstokens worden versleuteld bewaard en bezette tijden blijven hooguit een minuut in het geheugen.

Het gebruik en de doorgifte door Nswerd van informatie die via Google API's wordt ontvangen, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use).

De klant kan de agenda op elk moment in het dashboard ontkoppelen; wij verwijderen dan de tokens en trekken ze bij Google ook in. Toegang kan ook worden ingetrokken in de instellingen van het Google- of Microsoft-account. Afspraken die al in de agenda staan, blijven daar staan.

Bewaartermijnen

Gespreksgegevens worden bewaard zolang het account van de klant actief is, tenzij de klant ze eerder verwijdert. Na beëindiging van een account worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd; serverback-ups worden binnen 7 dagen overschreven. Factuurgegevens bewaren wij 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht.

Beveiliging

Gegevens worden versleuteld verzonden en in de EU opgeslagen, toegang is beperkt tot wat nodig is en gekoppelde tokens worden versleuteld bewaard.

Uw rechten

U kunt om inzage, correctie, verwijdering, beperking of een kopie van uw gegevens vragen en bezwaar maken tegen verwerking via info@shipitdigital.nl. Was u beller bij een van onze klanten, neem dan eerst contact op met dat bedrijf; wij helpen hen daarbij. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Wij gebruiken alleen functionele cookies: een sessiecookie om u ingelogd te houden en een cookie die uw taal onthoudt. Geen tracking- of advertentiecookies.